Introduksjon:
For en jevn og vellykket drift av en organisasjon er nøyaktigheten av regnskapet avgjørende. Dette anses som en livline for borettslagsforeninger. Månedlige regnskapsrapporter for en boligforening krever tjenester fra profesjonelle. Det ville være fordelaktig for organisasjonen om styremedlemmet er en kvalifisert fagperson, for eksempel en autorisert regnskapsfører (CA), som har god kjennskap til regnskapsprinsipper. Å opprettholde solide retningslinjer og forskrifter er essensielt for å sikre feilfritt økonomisk tilsyn. Utelatelse av slike elementer kan skape kaos, og det vil ikke være noen garanti for nøyaktigheten av sluttregnskapet. For eksempel, dersom inntektene ikke dekker selskapets utgifter, vil det ikke være noen forsikring om at kostnadene er korrekt registrert. Det samme gjelder for balansen og kontantstrømoppstillingen. De som arbeider i organisasjonen er direkte involvert i den daglige innsamlingen og registreringen av finansiell informasjon.
Det er flere trinn involvert i føringen av regnskapet for borettslagsforeninger. Nedenfor er noen av disse trinnene nevnt.
1. Rutinemessig økonomisk gjennomgang:
Som nevnt tidligere er gjennomgang av regnskapet en av nøkkelfaktorene for å sikre en jevn drift av borettslagets virksomhet. De kan velge å ansette flere ressurser eller leie inn tjenester fra eksterne fagpersoner, som kvalifiserte regnskapsførere, ACCA-regnskapsførere eller autoriserte regnskapsførere, for å gjennomgå månedlige eller kvartalsvise regnskaper. Det er imidlertid ikke alltid nødvendig å bruke profesjonelle tjenester, da det i mange organisasjoner finnes personer med kompetanse til å utføre denne oppgaven. Alle kan lære å håndtere regnskap. Å ha en god forståelse av regnskap er en verdifull ressurs for enhver borettslagsforening.
2. Hold oversikt over tilstrekkelige data:
Borettslagsforeningen skal opprettholde en oversikt over tilstrekkelige data som er nødvendige for effektiv drift av virksomheten. Foreningen bør på en eller annen måte utarbeide regnskap, enten månedlig eller årlig, i samsvar med allment aksepterte regnskapsprinsipper, også kjent som GAAP. En årlig revisjon kan også være nødvendig for å sikre at det ikke skjer overbudsjettering eller uregelmessige utgifter, samt for å identifisere eventuelle avvik. Foreningen må føre oversikt over sine budsjetter og utgifter, samt registrere inntektene og kostnadene som påvirker ledelse og administrasjon av virksomheten. Det er også viktig å oppbevare relevante regnskapsposter for de siste fem årene.
Din pålitelige partner innen regnskapskvalitet
Forpliktet til å tilby førsteklasses finansielle løsninger skreddersydd for bedriftens behov
3. Månedlige regnskaper:
Borettslagsforeningen må kontinuerlig konsultere sine regnskapsførere om det månedlige regnskapet for å få et klart øyeblikksbilde av selskapets daglige drift. Års- eller kvartalsregnskap kan være en utfordring for foreningene, da disse krever mye tid og ressurser for gjennomgang, noe som kan føre til uro og økonomiske konflikter. For eksempel, når en regnskapsfører går gjennom regnskapet, kan de plutselig oppdage en vannregning som kan skyldes en lekkasje. Hvis det skjer en uventet prisøkning på et produkt som ikke er korrekt allokert i budsjettet, bør regnskapsføreren undersøke hvorfor den faktiske prisen er høyere enn det budsjetterte beløpet. Dyktige borettslagsledere bør stadig stille spørsmål ved hvorfor kostnadene øker og gi forklaringer til eierne, slik at nødvendige beslutninger kan tas raskt for utarbeidelsen av neste års driftsbudsjett.
4. Leverandørgjeld:
Leverandører gir borettslagsledere muligheten til å holde oversikt over alle ubetalte utgifter. Dette inkluderer fakturaer som ikke har forfalt, samt informasjon om hvor mye arbeid som er utført av hver leverandør. En liste over leverandører gjør det mulig for borettslagsforvaltere å estimere hvor mye penger de vil trenge i nær fremtid.
5. Betale regninger og andre utgifter:
Å betale regninger og andre forfalte utgifter kan være en tidkrevende prosess, ettersom det tar tid å spore alle utgiftene som fortsatt ikke er betalt av foreningen. Ved å evaluere regningene fra hovedboken og registrere dem korrekt, kan foreningen utarbeide nøyaktige regnskaper. Når regningene betales i tide, unngår man ekstra kostnader knyttet til forsinkelsesgebyrer, som ellers ville blitt trukket fra regnskapet. Dersom regningene derimot ikke betales i tide, vil forsinkelsesgebyrene automatisk akkumuleres, noe som skaper unødvendige kostnader for foreningen.
6. Regulering av økonomi:
Regnskap er et omfattende begrep, og det samme er økonomistyring i en organisasjon. Ansvarsområdet er stort, og alle har en rolle å spille for å opprettholde nøyaktigheten av regnskapet. Budsjettering av utgiftene er essensielt for å fastslå hvor mye penger borettslagsforeningen trenger for å dekke sine kostnader. Månedlige og rettidige avstemminger gjør det mulig å utarbeide feilfrie regnskaper. Det er viktig å opprettholde en driftskonto for daglige forretningstransaksjoner, en investeringskonto for investeringsaktiviteter, samt finansielle rapporter som skal deles med tredjepartsmedlemmer og interessenter. Uforsiktighet i noen av de nevnte oppgavene, samt manglende månedlige avstemminger, kan påføre foreningen unødvendige problemer, og det kan føre til at informasjonen ikke er i samsvar med forventningene.
7. Balanse:
Balansen er en essensiell del av organisasjonens regnskapsprosess og gir en indikasjon på selskapets økonomiske styrke. Den viser den reelle verdien av selskapets eiendeler (omløpsmidler og fordringer) samt forpliktelsene overfor leverandører (hvor mye selskapet skylder). Balansen gir et klart bilde av selskapets økonomiske status, der tilgjengelige midler bestemmes av forholdet mellom eiendeler og forpliktelser. Vanlige eiendeler som fremgår av balansen inkluderer forhåndsbetalte utgifter, forhåndsbetalt forsikring og utestående leverandørbetalinger. På den annen side inkluderer gjeld leverandørgjeld, kortsiktig gjeld og lignende forpliktelser.
8. Resultat- og utgiftsregnskap:
Resultat- og utgiftsregnskapet, ofte referert til som resultatregnskapet, gir en detaljert oversikt over selskapets inntekter og utgifter over en bestemt periode, for eksempel en måned. Som navnet antyder, gir dette regnskapet en klar fremstilling av selskapets utgifter i den daglige driften samt den faktiske inntekten ved slutten av perioden. Utgiftene omfatter både driftskostnader og ikke-driftskostnader. Denne rapporten gir borettslagsforeningen mulighet til å vurdere om de holder seg innenfor budsjettet eller overskrider det for den aktuelle måneden. Slike rapporter bør utarbeides månedlig eller kvartalsvis for å sikre nøyaktighet og oppfølging.
9. Kontantstrømoppstilling:
Den tredje, og kanskje viktigste, regnskapsoppgaven er kontantstrømoppstillingen. Som navnet tilsier, refererer kontantstrøm til mengden kontanter som strømmer inn og ut som følge av ulike transaksjoner. Organisasjoner benytter vanligvis sine midler gjennom drifts-, investerings- og finansieringsaktiviteter. Denne oppstillingen spiller en avgjørende rolle i å vurdere nøyaktigheten av regnskapet, da den gir borettslagsforeninger innsikt i hvor mye penger som faktisk kommer inn og går ut i forbindelse med drift, investering og finansiering.
Driftsaktiviteter inkluderer daglige inntekter fra salg, kjøp, rentebetalinger og inntektsskatt. Investeringsaktiviteter omfatter kontanter generert fra salg av eiendeler, kjøp av eiendeler og innbetalinger fra fordringer. Finansieringsaktiviteter inkluderer midler et selskap henter fra banker, samt utbytte og tilbakeholdt overskudd.
Hvilken tidsramme kreves for oppbevaring av regnskap i borettslag?
Hver organisasjon har sin egen policy når det gjelder lagring og oppbevaring av regnskap. En vanlig tidsramme som mange organisasjoner benytter for lagring av regnskapsposter, er minimum syv år og maksimalt ti år. Foreningen bør imidlertid avholde møter med juridiske rådgivere og kvalifiserte regnskapsførere for å etablere en solid og hensiktsmessig oppbevaringspolitikk for regnskap. Mange organisasjoner har egne retningslinjer for oppbevaring i en bestemt periode, men de fleste opererer i samsvar med GAAP-prinsippene (Generally Accepted Accounting Principles). Ved bruk av ulike nettbaserte regnskapsprogrammer kan poster oppbevares i flere tiår, og de kan trygt destrueres når som helst etter at oppbevaringsperioden er utløpt.
Populære regnskapsposter som en forening kan oppbevare i en tidsramme på ti år inkluderer budsjetter, kundefordringer, leverandørgjeld, fakturaer, innkjøpsordrer, innskuddsslipper og avstemminger. I tillegg kan småbedrifter velge å oppbevare sine poster på ubestemt tid i egne arkiv, enten i form av fysiske dokumenter eller papirkopier av kjøp og leveringsordrer.
Videre må en forening være strategisk når det gjelder å sikre oppbevaring av regnskapsposter. Det er viktig å utnevne en erfaren journalfører som kan håndtere dokumentasjonen i foreningens fravær, og som sørger for at all nødvendig informasjon er godt bevart. Som nevnt tidligere, har mange nettbaserte regnskapsprogrammer muligheten til å lagre poster i over ti år, noe som gir foreningen enkel tilgang til informasjonen når den måtte trenges. Når det gjelder fysiske dokumenter, bør disse oppbevares i et skap, med en ansvarlig person som jevnlig fører tilsyn med dem. Dette vil bidra til å sikre at foreningen opererer effektivt og uten avbrudd.
Din pålitelige partner innen regnskapskvalitet
Forpliktet til å tilby førsteklasses finansielle løsninger skreddersydd for bedriftens behov
Konklusjon:
I alle de nevnte scenariene er det tydelig at hver regnskapsprosess er svært praktisk og krever nøye oppmerksomhet for å opprettholde nøyaktige økonomiske poster. Borettslagsregnskap er også en krevende prosess, ettersom det involverer koordinering av ulike aktiviteter med foreningsledere for å unngå ulikheter. Dette er essensielt for å sikre en trygg og effektiv drift av virksomheten.
