Hva bør du avklare før byttet?
Et bytte bør starte med en avklaring av ansvar, dokumentasjon, tilganger og pris. Kostnaden avhenger av dagens avtale, regnskapets status og om dere skal bytte system. Be om et konkret tilbud som skiller oppstart og eventuell opprydding fra den løpende leveransen.
Klar for å bytte regnskapsfører?
Beskriv behovet deres, så avklarer vi hva et mulig samarbeid kan omfatte.
Hva påvirker prisen?
Når du vurderer å bytte regnskapsfører, er det viktig å forstå hva du faktisk betaler for:
Oppstart hos ny regnskapsfører
Be om skriftlig pris på oppstart og gjennomgang. Avklar hva som inngår, og om opprydding eller systembytte kommer i tillegg.
Overføring av data
Hvis regnskapet ditt må flyttes manuelt eller fra et gammelt system, kan det koste ekstra.
Avslutning hos gammel regnskapsfører
Noen byråer tar betalt for å avslutte samarbeidet og klargjøre dokumentasjon.
Kompleksitet
Har du et stort selskap eller komplisert regnskap, kan det påvirke prisen.
Be om pris på disse delene
- Avslutning og utlevering fra dagens regnskapsfører
- Oppstart og gjennomgang hos den nye
- Eventuell flytting av data og bilagsarkiv
- Opprydding i mangler eller tidligere perioder
- Løpende regnskap, lønn, årsoppgjør og systemkostnader
Avklar hvilke deler som er inkludert i tilbudet og hvordan ekstraarbeid skal godkjennes. Det finnes ikke én dokumentert byttekostnad som passer alle virksomheter.
Er det verdt å bytte?
Hvis oppfølging, pris eller kompetanse ikke møter behovet deres, bør dere sammenligne dagens avtale med et konkret alternativ. Vurder både leveranse, kommunikasjon, ansvar og total kostnad. Et bytte bør løse et tydelig problem, ikke bare gi en ny kontaktperson.
Oppdiktet eksempel: Fra uklart spørsmål til avklart oppgave
Dette er et oppdiktet eksempel. Det beskriver ingen kunde eller faste rutiner hos Regnskapsfirmaet.
En daglig leder venter på svar på spørsmålet «Kan dere se på regnskapet? Jeg vet ikke hva som gjenstår.» For å komme videre avklarer partene hva regnskapsføreren skal undersøke og hvilken oversikt lederen trenger.
Spørsmålet presiseres til: «Hvilke leverandørfakturaer står åpne for den siste avsluttede måneden, og hvilke betalinger trenger dere mer underlag for?» Partene avtaler at regnskapsføreren skal sammenligne oversikten over åpne poster med tilgjengelig betalingsunderlag. Daglig leder skaffer underlaget som mangler.
Før arbeidet starter, avklarer de om gjennomgangen inngår i dagens avtale, hva som eventuelt må prises separat og når neste svar skal komme.
I demonstrasjonen er leveransen en statusoversikt. Den viser hvilke poster som er avklart, hva som trenger mer underlag, og hvem som følger opp de åpne sakene.
Når bør overtakelsen skje?
Avtal dato ut fra oppsigelsesvilkår, regnskapets status, systemer og kommende frister. Et bytte midt i året krever tydelig periodedeling og kontroll på hva som er rapportert. Bruk sjekklisten nedenfor til å avklare oppgaver og ansvar før overtakelsen.
- Oppsigelsesvilkår og avtalt sluttdato
- Rapporterte perioder og regnskapsstatus
- Kommende frister for lønn, MVA og årsoppgjør
Noter ansvarlige og datoer for oppgaver som krysser overtakelsen.
Hvem gjør hva under byttet?
Avtal hvilke oppgaver virksomheten, dagens regnskapsfører og den nye skal utføre. En fullmakt erstatter ikke en plan for ansvar og fremdrift.
- Kontakt med dagens regnskapsfører og oppsigelse
- Utlevering og kontroll av regnskapsdata og bilag
- Systemoppsett og tilgang til nødvendig dokumentasjon
Bekreft skriftlig hva som er avtalt, og hvem som følger opp uavklarte forhold.
Kan du gjøre det midt i året?
Et bytte midt i året må planlegges ut fra perioder, frister og regnskapsstatus. Avklar særlig:
- Hvem som avslutter og kontrollerer hver regnskapsperiode
- Hvem som følger opp MVA, lønn og tidligere feil
Bruk sjekklisten til å dokumentere ansvarsdelingen før overtakelsen.
Avklar historikk og arkiv før tilgangen avsluttes
Avtal konkret hvilket materiale som skal overføres, hvilket som skal oppbevares i et eksisterende arkiv, og hvordan dere får tilgang senere. Kontroller at filer kan åpnes og at dokumentasjon kan finnes igjen. Se også forskjellen mellom SAF-T og bilagsarkiv i sjekklisten.
- Historiske data
- Bilag og dokumentasjon
- Rapportering til myndigheter
Virksomheten må ha oversikt over hvor regnskapsmaterialet oppbevares, og hvordan det kan hentes frem.
Sjekkliste før du bytter regnskapsfører
Avklar hvem som gjør hva før samarbeidet skifter hender. Bruk listen i samtalen med dagens og ny regnskapsfører. Noter ansvarlig og avtalt dato for hvert punkt. Listen er en praktisk støtte, ikke en bekreftelse på at alle krav for virksomheten er oppfylt.
Vil du bruke listen i møtet? Velg Skriv ut i nettleseren, eller lagre siden som PDF. Notatene dine fylles ikke inn eller lagres på nettsiden.
1. Avklar avtale, omfang og pris
Les oppsigelsesvilkårene i dagens avtale. Be om skriftlig avklaring av oppstart, avslutningsarbeid, eventuell opprydding og løpende pris. Avtal hvilke oppgaver dere beholder selv, og hvilke den nye regnskapsføreren skal overta.
Ansvarlig: ____________________
Avtalt dato: ______________
2. Fordel perioder og frister
Skriv ned siste periode hos dagens regnskapsfører og første periode hos den nye. Avklar hver for seg hvem som håndterer bokføring, MVA-melding, lønn, a-melding, årsoppgjør og eventuelle rettinger. Før kommende frister og ansvarlige inn i én felles oversikt.
Kilde: Skatteetaten, Bytte lønnssystem.
Ansvarlig: ____________________
Avtalt dato: ______________
3. Sikre regnskapshistorikk og bilagsarkiv
Lag en oversikt over regnskapsdata, rapporter, fakturaer, kvitteringer, vedlegg og avstemmingsdokumentasjon. Avtal hva som flyttes, hva som beholdes i et arkiv, hvem som har tilgang og hva oppbevaringen koster. Kontroller at materialet kan åpnes og gjenfinnes før gammel tilgang eller avtale avsluttes.
Kilde: Skatteetaten, SAF-T Regnskap. Altinn, Oppbevaring av regnskapsmateriale.
Ansvarlig: ____________________
Avtalt dato: ______________
4. Kontroller åpne poster og uavklarte saker
Be om oversikt over ubetalte kunde- og leverandørposter, bankavstemming, lån, mellomværender og manglende bilag. Noter hvilke saker som er ferdige, hvilke som gjenstår og hvem som følger dem opp. Avtal hvordan saldoene kontrolleres ved overtakelsen.
Ansvarlig: ____________________
Avtalt dato: ______________
5. Planlegg lønn og rapportering særskilt
Avklar neste lønnskjøring og hvem som følger opp tilbakemeldinger og tidligere feil. Hvis lønnssystemet endres, må arbeidsforholdene håndteres etter valgt overgangsmetode. Samle også nødvendig lønnshistorikk, feriepengegrunnlag og faste trekk gjennom en avtalt sikker kanal. Unngå at samme arbeidsforhold rapporteres fra to systemer for samme periode.
Kilde: Skatteetaten, Bytte lønnssystem.
Ansvarlig: ____________________
Avtalt dato: ______________
6. Kontroller tilganger og registrert regnskapsfører
Avklar registreringen av ny regnskapsfører i Enhetsregisteret. Kontroller nødvendige fullmakter i Altinn, regnskapssystem, bank og andre aktuelle tjenester. Gi bare tilganger som trengs for de avtalte oppgavene. Avtal når gamle tilganger skal fjernes. Del aldri BankID eller personlige passord.
Kilde: Altinn, Må jeg ha regnskapsfører?. Altinn, Nye fullmakter før årsskiftet.
Ansvarlig: ____________________
Avtalt dato: ______________
7. Test arbeidsflyten før første frist
Bekreft at bilag kommer til riktig sted, at riktige personer kan godkjenne, og at rapporter og nødvendige meldinger er tilgjengelige. Hvis dere bytter system, avklar også fakturering, betalingsflyt og integrasjoner. Skriv ned avvik og hvem som skal rette dem.
Ansvarlig: ____________________
Avtalt dato: ______________
8. Bekreft hva som faktisk er overtatt
Oppsummer mottatt materiale, testede tilganger, åpne oppgaver og neste frister. Avtal kontaktperson og hvordan spørsmål følges opp. Et bytte er ikke ferdig bare fordi en fullmakt er signert. Virksomheten må fortsatt ha oversikt over regnskap og dokumentasjon.
Kilde: Altinn, Oppbevaring av regnskapsmateriale. Altinn, Må jeg ha regnskapsfører?.
Ansvarlig: ____________________
Avtalt dato: ______________
SAF-T er ikke et komplett bilagsarkiv
SAF-T er et standardformat for bokførte opplysninger. Ikke legg til grunn at fakturabilder, kvitteringer og andre vedlegg følger med. Avklar separat eksport eller fortsatt arkivtilgang, og kontroller at dokumentene kan kobles til posteringene. Regnskapsdata og dokumentasjonen bak tallene må begge ivaretas.
Kilde: Skatteetaten, SAF-T Regnskap. Altinn, Oppbevaring av regnskapsmateriale.
Sjekk dagens Altinn-fullmakter
Altinn går over fra gamle roller til tilgangspakker og enkelttjenester. Kontroller hvilke fullmakter som faktisk gjelder for oppgavene, fremfor å følge en gammel rolleveiledning.
Kilder og videre veiledning
Skatteetaten: SAF-T Regnskap
https:/
Altinn: Oppbevaring av regnskapsmateriale
https:/
Altinn: Ekstern regnskapsfører og registrering
https:/
Altinn: Nye fullmakter og tilgangspakker
https:/
Skatteetaten: Bytte lønnssystem
https:/
FAQ
Avklar det skriftlig mellom virksomheten og den nye regnskapsføreren. Kontroller hvem som kan handle på vegne av selskapet, hvilke fullmakter som trengs og hva dagens avtale sier om oppsigelse.
Tidsbehovet må vurderes etter at systemer, regnskapsstatus og tilganger er kartlagt. Be om en plan med overtakelsesdato, konkrete oppgaver og ansvarlige. Ikke legg lønn eller andre frister til grunn for et generelt tidsanslag.
Se etter oppsigelsestid, eventuell binding, avslutningsarbeid, utlevering av materiale og kostnader for videre arkivtilgang. Få uklare vilkår avklart før dere avtaler endelig overtakelse.
Start med oversikt over systemer, siste rapporterte perioder, åpne oppgaver og hvor regnskapsdata og bilag oppbevares. Avtal deretter hvilke filer og rapporter som trengs, og bruk en sikker kanal for selve overføringen.
Ta først kontakt med den avtalte kontaktpersonen hos regnskapsbyrået. Hvis du fortsatt venter på svar, bruk byråets felles kontaktkanal. Si kort hva saken gjelder, og spør hvem som følger den opp og når du kan vente svar.
Avklar også fravær før oppstart. Spør: «Hvem følger opp saken hvis kontaktpersonen min er borte, og hvilken kontaktkanal skal jeg bruke?» Be om at kontaktvei og ansvar ved fravær står i avtalen. Oppgi eventuelle frister når du tar kontakt om en konkret sak.
Vil du avklare et mulig bytte?
Fortell kort om selskapet, dagens systemer og hva dere ønsker å endre. Vi vurderer behov, kapasitet og hvilke oppgaver som kan inngå i et tilbud. Ikke send regnskapsfiler, personopplysninger om ansatte eller innloggingsinformasjon i forespørselen.
