Føring av lønn i regnskap: Steg, eksempel og frister
Føring av lønn i regnskap betyr å bokføre lønnskostnad, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift, feriepenger og andre arbeidsgiverforpliktelser slik at lønnskjøring, betalinger, a-melding og regnskap kan avstemmes.
Viktig fra 2026: Forskuddstrekk betales direkte til Skatteetaten senest første virkedag etter lønnsutbetalingen. Arbeidsgiveravgiften betales fortsatt samlet per termin. Se Skatteetatens veiledning om forskuddstrekk.
Trenger virksomheten hjelp med lønnsføring?
Vi kan bistå med lønnskjøring, bokføring, avstemming og rapportering. Omfang og ansvar avklares ut fra virksomhetens lønnssystem og behov.
Hva skal en lønnskjøring omfatte?
Før lønnen bokføres, må arbeidsgiveren ha kontroll på lønnsgrunnlag, skattekort, utbetalingsdato og hvilke ytelser og trekk som skal rapporteres. En lønnskjøring kan blant annet omfatte:
- Bruttolønn, naturalytelser og andre rapporteringspliktige ytelser
- Forskuddstrekk beregnet med arbeidstakerens skattekort
- Arbeidsgiveravgift med satsen og grunnlaget som gjelder virksomheten
- Opptjente feriepenger og tilhørende arbeidsgiveravgift
- Pensjon, utlegg og andre arbeidsgiverforpliktelser når de er aktuelle
Lønnskostnader føres i resultatregnskapet. Forskuddstrekk, skyldig arbeidsgiveravgift, feriepenger og andre ubetalte beløp føres som forpliktelser i balansen frem til de betales. Arbeidstakeren skal få en lønnsslipp som viser beregningen, feriepengegrunnlaget og trekkene. Se Arbeidstilsynets veiledning om lønnsslipp.
Steg 1: Fastsett lønnsgrunnlaget
Dette er et forenklet regneeksempel for én ansatt. Vi bruker bruttolønn på 40 000 kroner, forskuddstrekk på 10 000 kroner og 14,1 prosent arbeidsgiveravgift. Satsen 14,1 prosent gjelder sone I i 2026. Den faktiske satsen avhenger av sone, næring og eventuelle særregler. Se Skatteetatens satser for arbeidsgiveravgift.
- Bruttolønn: 40 000 kr
- Forskuddstrekk i eksemplet: 10 000 kr
- Nettolønn til utbetaling: 30 000 kr
- Arbeidsgiveravgift i sone I, 14,1 %: 5 640 kr
Steg 2: Bokfør lønnskjøringen
Illustrasjonen nedenfor viser én mulig føring. Kontonumrene er eksempler, ikke lovbestemte eller universelle. Bruk kontiene i virksomhetens kontoplan og kontroller føringen mot oppsettet i lønnssystemet.
Debet:
- Eksempel 5000, lønnskostnad: 40 000 kr
- Eksempel 5400, arbeidsgiveravgift: 5 640 kr
Kredit:
- Eksempel 2600, skyldig forskuddstrekk: 10 000 kr
- Eksempel 2770, skyldig arbeidsgiveravgift: 5 640 kr
- Eksempel 1920, bank og nettolønn: 30 000 kr
Dette viser at:
- Bruttolønn og arbeidsgiveravgift er kostnader i eksemplet
- Forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift står som gjeld frem til betaling
- Nettolønnen betales til arbeidstakeren fra bank
Steg 3: Betal forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift ved riktig frist
Fra 2026 skal forskuddstrekket betales direkte til Skatteetaten senest første virkedag etter at lønnen er utbetalt og trekket er gjennomført. I det forenklede eksemplet kan betalingen av forskuddstrekket vises slik:
Debet:
- Eksempel 2600, skyldig forskuddstrekk: 10 000 kr
Kredit:
- Eksempel 1920, bank: 10 000 kr
Arbeidsgiveravgiften står som gjeld frem til den betales samlet per termin. Betalingsfristene og beløpet fremgår av tilbakemeldingen på a-meldingen. Se Skatteetatens frister og betaling.
Steg 4: Lever og kontroller a-meldingen
A-meldingen leveres som hovedregel senest den 5. i måneden etter rapporteringsmåneden. Faller den 5. på helg eller helligdag, er fristen første påfølgende hverdag. Lønn og andre ytelser rapporteres for måneden utbetalingen er gjort. Opplysninger om aktive arbeidsforhold skal normalt leveres hver måned, også uten lønnsutbetaling.
- Lønn, naturalytelser og andre rapporteringspliktige ytelser
- Forskuddstrekk og lønnsutbetalingsdato
- Grunnlag for arbeidsgiveravgift og beregnet avgift
- Opplysninger om arbeidsforholdet
Kontroller alltid tilbakemeldingen etter levering. Feil eller mangler kan påvirke regnskapet, skattemeldingen og opplysninger NAV bruker. De bør derfor avstemmes og rettes så snart de oppdages. Les om a-meldingen hos Skatteetaten.
Feriepenger og arbeidsgiveravgift
Feriepenger opptjenes året før ferien avvikles og kostnadsføres i opptjeningsperioden. Minimumssatsen er normalt 10,2 prosent av feriepengegrunnlaget. Ved fem ferieuker brukes vanligvis 12 prosent. Arbeidstakere over 60 år har egne tilleggssatser. Se Arbeidstilsynets forklaring av feriepenger.
Det skal som hovedregel beregnes arbeidsgiveravgift av feriepenger. Se Skatteetatens oversikt over avgiftsgrunnlaget.
Forenklet eksempel: Den ansatte har avtale om fem ferieuker, og eksemplet bruker derfor 12 prosent. Andre prosentsatser kan gjelde.
- Feriepenger: 12 % av 40 000 kr = 4 800 kr
En mulig periodisering vises nedenfor. Kontoene må tilpasses virksomhetens kontoplan. Arbeidsgiveravgift av feriepengeforpliktelsen må også beregnes og bokføres med satsen som gjelder virksomheten.
Debet:
- Kostnad for påløpte feriepenger: 4 800 kr
- Kostnad for arbeidsgiveravgift av feriepengeforpliktelsen
Kredit:
- Skyldige feriepenger: 4 800 kr
- Påløpt arbeidsgiveravgift av feriepengene
Periodiseringen viser kostnaden i opptjeningsperioden og forpliktelsen frem til feriepengene og den tilhørende arbeidsgiveravgiften blir gjort opp.
Vanlige feil ved føring av lønn i regnskap
Vanlige avvik oppstår når lønnsgrunnlag, betaling, rapportering og regnskap ikke kontrolleres samlet:
- Feil utbetalingsmåned eller lønnsutbetalingsdato i a-meldingen
- Forskuddstrekk som ikke betales ved 2026-fristen
- Feil sone, sats eller grunnlag for arbeidsgiveravgift
- Manglende feriepenger eller arbeidsgiveravgift av feriepengene
- Arbeidsforhold som ikke rapporteres eller avsluttes riktig
- Eksempelkontoer som brukes uten kontroll mot egen kontoplan
Avstem lønnssystemets rapporter mot bokførte kostnader, bankbetalinger, skyldige beløp og tilbakemeldingen fra a-meldingen. Dokumenter avvik og rettinger.
Lønn til eier i enkeltpersonforetak og aksjeselskap
Organisasjonsformen avgjør hvordan utbetaling til eieren behandles:
- Eieren av et enkeltpersonforetak er ikke ansatt i eget foretak. Uttak til eieren føres som privatuttak, ikke lønn.
- En eier som arbeider i et aksjeselskap kan motta lønn. Da gjelder de ordinære pliktene for arbeidsgiver, lønn og a-melding.
Altinn forklarer forskjellen for eier av enkeltpersonforetak. Andre ansatte i et enkeltpersonforetak behandles etter de vanlige arbeidsgiverreglene.
Sjekkliste før lønnskjøringen avsluttes
En kontrollert lønnskjøring bør kunne avstemmes fra lønnsgrunnlaget til utbetaling, rapportering og regnskap:
- Kontroller lønnsgrunnlag, skattekort, ytelser og trekk
- Bokfør lønn, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift
- Periodiser feriepenger og tilhørende arbeidsgiveravgift
- Betal nettolønn og forskuddstrekk ved riktig frist
- Lever a-meldingen og kontroller tilbakemeldingen
- Avstem lønnsrapporter, bank, balansekontoer og regnskap
Generell informasjon: Eksemplene er forenklede og erstatter ikke en vurdering av virksomhetens ansatte, ytelser, avgiftssone, kontoplan eller lønnssystem. Kontoer og føringsmåte må tilpasses faktiske forhold.
Fagopplysningene og fristene ble kontrollert mot Skatteetaten, Arbeidstilsynet og Altinn 4. september 2026.
Vanlige spørsmål om føring av lønn i regnskap
Det betyr å bokføre lønnskostnader, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift, feriepenger, nettoutbetaling og andre aktuelle arbeidsgiverforpliktelser. Føringen skal kunne avstemmes mot lønnskjøringen, betalingene og a-meldingen.
Fristen er som hovedregel den 5. i måneden etter rapporteringsmåneden. Faller den 5. på helg eller helligdag, er fristen første påfølgende hverdag. Se Skatteetatens frister.
Forskuddstrekket skal betales direkte til Skatteetaten senest første virkedag etter at lønnen er utbetalt og trekket gjennomført. Se Skatteetatens veiledning.
Arbeidsgiveravgiften betales samlet per termin. Betalingsopplysninger fremgår av tilbakemeldingen på a-meldingen. Se fristoversikten hos Skatteetaten.
Satsen er regionalt differensiert og kan også påvirkes av næring og særregler. Sone I har 14,1 prosent i 2026, men dette er ikke en universell sats. Se gjeldende satser hos Skatteetaten.
Minimumssatsen er normalt 10,2 prosent av feriepengegrunnlaget. Ved avtale om fem ferieuker brukes vanligvis 12 prosent. Det gjelder egne tilleggssatser for arbeidstakere over 60 år. Se Arbeidstilsynets veiledning.
Det er mulig, men føringen og rapporteringen må bygge på riktig lønnsgrunnlag og kunne avstemmes mot betalingene og a-meldingen. Et lønnssystem kan redusere manuelt arbeid, men erstatter ikke arbeidsgiverens kontroll.
Nei. Kontonumrene er kun illustrasjoner. Virksomheten må bruke kontiene i sin egen kontoplan og følge oppsettet i lønnssystemet og regnskapet.
