Introduksjon:
I dagens samfunn benytter moderne bedrifter og organisasjoner mer presise og effektive metoder for å registrere sin daglige forretningsdrift, slik at de kan få en klar oversikt over selskapets ytelse. En organisasjon, enten det er et enkeltpersonforetak eller en multinasjonal organisasjon, bruker mer nøyaktige skritt for å opprettholde konfidensialiteten i regnskapsbøkene. Fakturering er en prosess som anses som en integrert del av regnskapet og brukes til å lage elektroniske fakturaer eller e-handels fakturaer, slik at bedriften kan holde oversikt over salg og kunder og sikre at betalingene mottas i tide. Hvis en bedrift ikke får betalt for en bestemt periode, betyr det at deres salgshistorikk, sammen med sine faste kunder, ikke er tilstrekkelig for å sikre en jevn drift av virksomheten.
Definisjonen av en faktura
En faktura er et dokument, enten datastyrt eller manuelt opprettet, som registrerer de relevante produktene og tjenestene levert til kundene, inkludert standard og tilpassede varer. I tillegg hjelper fakturaen selskapet med å holde oversikt over det forfalte beløpet, forfallsdatoen for betaling, samt den foretrukne betalingsmåten.
Det finnes forskjellige typer fakturaer som bedriftene utarbeider, som kan betales i form av et engangsbeløp eller i sin helhet, avhengig av kriteriene til virksomheten. Selgeren kan utarbeide ulike typer fakturaer, for eksempel elektroniske fakturaer eller papirfakturaer.
Det finnes mange forskjellige typer fakturaer, som:
Salgsfaktura:
Salgsfakturaer regnes som et dokument som ber om betaling for produktene eller tjenestene dine, som du har sendt i henhold til bestillingen som kunden har bedt om. Det kan være salg av varer eller tjenester eller en hvilken som helst vare, avhengig av virksomhetens art.
Forfalt faktura:
Som navnet antyder, er en forfalt faktura en faktura som ikke er betalt, selv om produktene eller tjenestene kunden etterspør allerede er levert innen avtalt tid. Denne typen fakturaer kan utarbeides for å trekke betaling fra kundens konto, og kan sendes uten påløpte forsinkelsesgebyrer eller andre utgifter.
Debetnota:
En debetnota eller en debetfakrura er et dokument som sendes til kunden når det oppdages at kunden har blitt overfakturert. Denne typen fakturaer genereres for å justere kundens saldo, ved å øke det beløpet kunden skylder virksomheten.
Kreditnota:
En kreditnota brukes til å gi kunden en rabatt eller refusjon for varer som er returnert, eller for et bestemt beløp som skal refunderes. Slike typer fakturaer inneholder alltid et negativt tall.
Handelsfaktura:
En handelsfaktura brukes til å dokumentere antall produkter eller varer som er solgt til kunder internasjonalt. Slike fakturaer er spesielt viktige, i motsetning til vanlige fakturaer, fordi de inkluderer toll og skatt. Dette er nødvendig når man forhandler med internasjonale kunder om betalingsbetingelser og foretrukne betalingsmetoder.
Faktura for e-handel:
Faktura for e-handel er en type faktura som sendes elektronisk til kunder som bestiller produkter eller tjenester på nett. Når en kunde legger inn en bestilling på nettet, betaler de også fakturabeløpet online før levering av produktet eller tjenestene. Slike fakturaer er spesielt nyttige for frilansere og småbedrifter.
Din pålitelige partner innen regnskapskvalitet
Forpliktet til å tilby førsteklasses finansielle løsninger skreddersydd for bedriftens behov
Prosessen med fakturaarbeid
I tillegg til å opprette ulike typer fakturaer, må bedrifter implementere spesifikke prosedyrer for å sikre en jevn prosess med fakturaarbeid. Dette innebærer å håndtere fakturaer effektivt for å unngå problemer og sikre korrekt betaling.
Fra antikken til dagens tid med innovasjon og modernisering har prosessen med å utarbeide fakturaer blitt betydelig enklere, takket være ulike faktureringsprogrammer og utviklingen av e-post. Det er flere faktorer involvert i opprettelsen av en faktura; noen av dem er nevnt nedenfor:
- En selger er personen som vanligvis selger varer til sine faste kunder på daglig basis, og som lager fakturaer basert på produktene eller tjenestene solgt i løpet av en bestemt dag eller uke. Når en transaksjon skjer eller en utveksling av varer eller tjenester finner sted, starter faktureringsprosessen. Leverandøren eller selgeren vil bruke ulike faktureringsprogrammer for å utarbeide en forretningsfaktura.
- Etter opprettelsen av fakturaen er det på tide å sende fakturaen til kunden. I denne fasen må leverandøren være oppmerksom på flere faktorer, inkludert valg av sendingsmetode og vilkår for betalingsmetoder. Leverandøren bør være forberedt på leverandørgjeld og oppdatert om vilkårene og retningslinjene for de foretrukne betalingsmetodene.
- Når kjøperen har mottatt fakturaen, vil den bli sendt til den autoriserte avdeling for godkjenning. Regnskapsførere spiller en nøkkelrolle i faktureringsprosessen, men ansvaret kan variere avhengig av godkjenning fra bedriftseiere.
- Etter godkjenning fra autorisasjonen kan fakturaen betales. Kjøperen kan benytte ulike betalingsmetoder, som kredittkort, nettbetaling eller automatisert betaling via regnskaps- eller faktureringsprogramvarer. Når betalingen er fullført, kan en leverandør samle inn fakturaen og behandle den for betaling, og selger og kjøper må oppbevare de nødvendige dokumentene for fremtidig bokføring og arkivering
Hva er viktigheten av moderne programvarer i opprettelsen av en faktura, og hvordan ser en faktura ut?
Mange bedrifter bruker avanserte og sofistikerte programvare til sine ulike regnskapsprosesser. I stedet for å manuelt legge inn data i kunderegistre eller Excel-ark, benytter de dedikert regnskapsprogramvare for å fullføre regnskapet. I dag er regnskapsprogramvare ikke lenger begrenset til kun å legge inn transaksjoner eller utarbeide balanse eller resultatregnskap; den kan også brukes til å generere flere fakturaer for en jevn drift av virksomheten. Moderne regnskapsprogramvarer inneholder all nødvendig informasjon om opprettelse av fakturaer for produktene eller tjenestene som selges til faste kunder. En faktura kan inneholde flere elementer som er nødvendige for å gi kundene de nødvendige detaljene. Noen av disse elementene er nevnt nedenfor:
- Etikett eller stempel som angir dokumentet som en faktura
- Detalj av kundejobben
- Beskrivelse av varen
- Betalingsmetoder og vilkår
- Forfallsdato for fakturaen
- Faktura nummer
- Faktura-ID
- Skatteregler
- Totalt beløp som skal betales
- Kontakt- og forretning detaljer til kunden
- Kontaktinformasjon og detaljer om bedriftens virksomhet
- Liste over varer
- Varenummer
- Kostnad per vare
- Delsum for alle varer og tjenester
Bortsett fra alle detaljene nevnt ovenfor, kan en bedrift generere flere fakturaer i en kronologisk rekkefølge, der hver faktura har en unik kode og et nummer som indikerer beløpet eller koden for hver kunde. De fleste stasjonære regnskapsprogrammer har samme struktur som online regnskapsprogram for oppretting av forretnings fakturaer.
Grunnleggende tips for en bedre faktureringsrutine for å komme på rett spor for kundene dine
Visse regnskapsrutiner er nødvendige for å forbedre faktureringsprosessen og styrke forholdet til kundene. En bedrift kan bare lykkes hvis den har en tydelig og konsis forretningsplan for hver regnskapsprosess, som må følges for å sikre smidig drift. Fakturabehandling er like viktig som andre regnskapsoppgaver, så hvilke grunnleggende tips kan hjelpe med å forbedre faktureringsrutine?
Faste datoer for faktura og inkasso:
Å ha en tydelig plan for fakturering og oppfølging av innbetaling er et avgjørende steg for enhver bedrift. Mange bedrifter gjør ofte feilen med å ikke fakturere sine faste kunder for deler av prisen på produktene eller tjenestene de leverer. En bedre faktureringsrutine kan hjelpe dem med å sende fakturaer umiddelbart etter at produktet eller tjenesten er levert, og dermed sikre raskere betaling.
Riktige faktureringsmåter:
Profesjonalitet er en nøkkelfaktor, ikke bare når det gjelder virksomhet, men i alle aspekter av livet. Når du fakturerer, er det nødvendig å huske på enkelte ting: at en faktura er generert riktig, at den er fri for feil, og at den vil sende et positivt budskap til kundene dine. Hvis du skriver tydelig og presist om hva slags faktura du utarbeider, er det lett for kundene å forstå og godta fakturaen din. Det er også viktig å være tydelig om pris og betalingsvilkår, da dette kan påvirke fakturaens behandling. Bank-til-bank-overføringer er et sentralt element i enhver virksomhet når det gjelder foretrukne betalingsmetoder.
Flere ressurser for inkasso inkluderer:
Det er svært sjeldent at kunder nekter å betale fakturaene, men som bedriftseier må du være forberedt på slike situasjoner og ha alternative løsninger for inkasso. En av de vanligste ressursene en bedrift kan bruke, er inkassobyråer, som kan involveres hvis betalingen ikke skjer til riktig tid. De fleste virksomheter har samarbeid med slike byråer, som har sine egne ressurser og metoder for innkreving. Mange bedrifter finner passende byråer som kan hjelpe med å kreve inn utestående beløp.
Behovet for regnskapsfører for daglige rutiner
En regnskapsfører regnes som ryggraden i et selskaps, da den er klar over de daglige regnskapsrutinene og prinsippene. I slike tilfeller kan en regnskapsfører bygge broer mellom leverandøren og kundene, og opprette flere muligheter for klarering av forfalte fakturaer.
Din pålitelige partner innen regnskapskvalitet
Forpliktet til å tilby førsteklasses finansielle løsninger skreddersydd for bedriftens behov
Konklusjon
Å forstå den riktige mekanismen for en faktureringsprosess er avgjørende i enhver regnskapsprosess for små og mellomstore bedrifter. Ved å følge de grunnleggende og nødvendige trinnene for effektiv faktureringsrutine, kan bedrifter vokse raskere og sette et eksempel for moderne virksomheter.
