Introduksjon:
For en jevn og vellykket drift av en organisasjon er det første og fremste trinnet nøyaktigheten av regnskapet. Det anses å være redningen til borettslagsforeninger. Den foregående leilighetens månedlige regnskap krever tjenester fra profesjonelle. Det ville passe godt for organisasjonen hvis styremedlemmet er en kvalifisert fagperson, som en autorisert regnskapsfører (CA), og er godt kjent med regnskapsprinsipper. Å opprettholde solide retningslinjer og forskrifter bidrar til å bygge mye mot feilfritt økonomisk tilsyn. Utelatelse av noen av slike elementer kan føre til kaos, og det vil ikke være noen forsikring om nøyaktigheten av sluttregnskapet som resultatregnskapet, der inntektene ikke vil dekke selskapets utgifter da det ikke vil være noen forsikring om utgifter. Det samme gjelder balansen og kontantstrømoppstillingen. De som jobber med organisasjonen er direkte involvert i den daglige innsamlingen og registreringen av finansiell informasjon.
Det er flere trinn involvert i å føre regnskapet til leilighetsforeninger; noen er nevnt nedenfor.
1. Rutinemessig økonomisk gjennomgang:
Som nevnt tidligere er gjennomgang av regnskapet en av nøkkelfaktorene borettslag har en tendens til å gjøre for en jevn drift av virksomheten deres. De kan ansette flere ressurser, eller de kan leie inn tjenester fra utenforstående som kvalifiserte regnskapsførere, ACCA-regnskapsførere eller autoriserte regnskapsførere for gjennomgang av deres månedlige eller kvartalsvise regnskap. Det er imidlertid ikke alltid nødvendig å ansette tjenester fra profesjonelle, da det i organisasjoner er flere personer som kan utføre denne oppgaven. Alle kan lære å håndtere regnskap. Å ha en dialektisk følelse av påtrengende er en ressurs for enhver leilighetsforening.
2. Hold oversikt over tilstrekkelige data:
Leilighetsforeningen skal føre oversikt over tilstrekkelige data som kreves for effektiv drift av virksomheten. På en eller annen måte skal foreningen utarbeide, månedlig eller årlig, et regnskap i samsvar med allment aksepterte regnskapsprinsipper, også kjent som GAAP. En årlig revisjon ser også ut til å være nødvendig for å holde i sjakk at det ikke er overbudsjettering eller utgifter, og det er heller ingen andre avvik. En forening må føre oversikt over sine budsjetter og utgifter, registreringer av deres inntekter og utgifter som påvirker ledelse og administrasjon av virksomheten, og andre relevante regnskapsposter for de siste fem årene eller så.
Din pålitelige partner innen regnskapskvalitet
Forpliktet til å tilby førsteklasses finansielle løsninger skreddersydd for bedriftens behov
3. Månedlige regnskaper:
Leilighetsforeningen må fortsette å spørre sine regnskapsførere om det månedlige regnskapet slik at de kan få et klart øyeblikksbilde av selskapets daglige drift. Års- eller kvartalsregnskap kan være en hodepine for foreninger fordi de vil kreve mye tid og plass til å gjennomgå og vil resultere i mye uro som vil føre til økonomiske slagsmål. For eksempel, mens han gjennomgår et regnskap, tar en regnskapsfører plutselig en titt på vannregningen, som kan være et resultat av lekkasje. Når det er en plutselig økning i prisen på et produkt som ikke er riktig allokert i budsjettet, bør en regnskapsfører fortsette å spørre hvorfor den faktiske prisen er høyere enn det budsjetterte beløpet. Gode borettslagsledere bør fortsette å spørre hvorfor kostnadene øker og forklare det til eierne, slik at en viktig beslutning må tas umiddelbart for utarbeidelsen av neste års driftsbudsjett.
4. Leverandørgjeld:
Leverandører gjør det mulig for leilighetsledere å spore alle sine ubetalte utgifter. Fakturaer som ikke forfaller eller hvor mye arbeid som er fullført av en leverandør på leverandører. Listen over leverandører vil tillate leilighetsforvaltere å estimere hvor mye penger de kommer til å trenge i nær fremtid.
5. Betale regninger og andre utgifter:
Å betale regninger og andre forfalte utgifter er en svært tungvint prosess, siden det tar lang tid å spore alle utgiftene som ennå ikke er betalt av foreningen. Evaluering av regningene fra hovedboken og kryptering av dem riktig med hovedbok gjør dem i stand til å utarbeide autentiske regnskaper. Når regninger betales i tide, vil det ikke være noen ekstra byrde med forsinkelsesgebyrer, og forsinkelsesgebyrer vil bli trukket fra regnskapet. Men hvis regninger ikke betales i tide, vil forsinkelsesgebyrer akkumuleres automatisk, noe som skaper ekstra kostnader for foreningen.
6. Regulering av økonomi:
Regnskap er et veldig bredt begrep, det samme er økonomistyringen til en organisasjon. Ansvaret er enormt, og alle har en rolle å utføre for å opprettholde nøyaktigheten av regnskapet. Budsjettering av utgiftene for å finne ut hvor mye penger leilighetsforeningen trenger for å overvinne utgiftene sine. Månedlige og rettidige avstemminger gjør det mulig for dem å utarbeide feilfrie regnskaper. Opprettholde en driftskonto knyttet til daglige forretningstransaksjoner, en investeringskonto knyttet til investeringsaktiviteter og finansiell rapportering som vil bli delt med tredjepartsmedlemmer og interessenter. Uforsiktighet på noen av de ovennevnte oppgavene på vegne av leilighetsforeningen og ikke opprettholde månedlige avstemmingsoppgaver kan legge en ekstra byrde på dem, og alt vil ikke være der som det skal være.
7. Balanse:
Balansen er en integrert del av organisasjonens regnskapsprosess. Det viser hvor sterk ryggraden i selskapet er. Den viser deg riktig verdi av selskapets eiendeler (omløpsmidler eller fordringer) og leverandører (hvor mye et selskap skylder). Det viser hvor sterkt et selskap er økonomisk. Hvor mye penger som er tilgjengelig bestemmes av sammenslåingen av selskapets eiendeler og forpliktelser. Vanlige balansemidler inkluderer forhåndsbetalte utgifter, forhåndsbetalt forsikring, leverandørbetalinger osv. Gjeld inkluderer leverandørgjeld, kortsiktig gjeld osv.
8. Resultat- og utgiftsregnskap:
Resultat- og utgiftsregnskapet, også kjent som resultatregnskapet, viser en detaljert oversikt over selskapets inntekter over utgiftene gjennom en bestemt periode eller måned. Som det er ganske åpenbart, er det også kjent som et resultatregnskap. Den må være forberedt for å kunne ta et klart bilde av hva som er selskapets utgifter i den daglige driften av virksomheten og hva som er faktisk inntekt ved utgangen av en bestemt måned. Utgifter inkluderer driftsutgifter og ikke-driftskostnader; Denne uttalelsen gjør det mulig for foreninger å vite om de er under budsjett eller over budsjett for en bestemt måned. Denne typen uttalelser må utarbeides månedlig eller kvartalsvis.
9. Kontantstrømoppstilling:
Den tredje, og kanskje viktigste, regnskapsoppgaven er kontantstrømoppstillingen. Som det fremgår av navnet, betyr kontantstrøm hvor mye kontanter som strømmer ut av transaksjoner. Vanligvis bruker organisasjoner pengene sine i form av drifts-, investerings- og finansieringsaktiviteter. Denne uttalelsen spiller en sentral rolle i å bestemme nøyaktigheten av regnskapet, siden den forteller leilighetsforeninger hvor mye penger som faktisk strømmer inn og deretter strømmer ut når det gjelder drift, investering og finansiering. Driftsaktiviteter inkluderer daglige mottak av salg og kjøp, rentebetalinger, inntektsskatt osv. Investeringsaktiviteter inkluderer kontanter generert av organisasjoner fra salgsproveny av eiendeler, kjøp av eiendeler, kontanter mottatt fra fordringer, etc. Finansieringsaktiviteter inkluderer hvor mye penger et selskap genererer fra banker i form av utbytte, tilbakeholdt overskudd mv.
Hvilken tidsramme krever foreninger for å føre regnskap?
Hver virksomhet har sin egen policy angående lagring og oppbevaring av regnskap. Den mest kjente tidsrammen som mange organisasjoner kan bruke til å lagre postene sine, er minimum syv år og maksimalt ti år. Foreningen må imidlertid også ha et møte med juridiske rådgivere og kvalifiserte regnskapsførere for å ha en sterk og god forvaringspolitikk angående regnskap. Mange organisasjoner har sin egen regel for internering for en bestemt periode; de fleste organisasjoner arbeider imidlertid i henhold til GAAP-prinsippet (Generally Accepted Accounting Principles). Ved bruk av flere nettbaserte regnskapsprogrammer kan journaler oppbevares i flere tiår, og de kan trygt ødelegges når som helst etter utløpet av interneringspolitikken.
Populære regnskapsposter som en forening kan lagre i en tidsramme på ti år er budsjettering, kundefordringer, leverandørgjeld, fakturaer, innkjøpsordrer, innskuddsslipper, avstemminger, etc. Videre kan bedrifter med liten skala oppbevare sine poster for livet på et eget lager i form av dokumenter, papirkopier av kjøp og leveringsordrer.
Videre må en forening være smart når det gjelder å holde posten trygg. De må utnevne en erfaren journalfører som kan ta seg av dokumentasjon i deres fravær og sørge for at foreningen er mentalt forberedt på å holde på all informasjon den trenger. Som nevnt ovenfor, har mange online regnskapsprogrammer kapasitet til å lagre poster i mer enn et tiår, slik at foreninger kan ha dem når som helst de trenger dem. Når det gjelder fysiske dokumenter og papirdokumenter, må de oppbevares i et skap med en person som fører tilsyn med dem fra tid til annen. Dette vil hjelpe foreningen til å drive virksomheten jevnt.
Din pålitelige partner innen regnskapskvalitet
Forpliktet til å tilby førsteklasses finansielle løsninger skreddersydd for bedriftens behov
Konklusjon:
I alle de ovennevnte scenariene er én ting ganske tydelig: hver regnskapsprosess er veldig pragmatisk, og det krever alarmerende oppmerksomhet å ha nøyaktige økonomiske poster. Borettsregnskap er også en veldig slitsom prosess, siden det involverer en rekke arrangementer som skal koordineres med foreningsledere for å unngå ulikheter, da det er nødvendig for sikker og jevn drift av virksomheten.
