Regnskap bilag for AS: Dette må du vite
Regnskap bilag for AS er en viktig del av korrekt bokføring og økonomistyring. Som aksjeselskap (AS) har du plikt til å dokumentere alle inntekter og kostnader med gyldige bilag. Manglende eller feil dokumentasjon kan føre til bokettersyn, tilleggsskatt eller gebyrer.
I denne guiden forklarer vi hva regnskap bilag er, hvilke krav som gjelder for AS, og hvordan du sikrer korrekt håndtering.
Hva er et regnskapsbilag?
Et regnskapsbilag er dokumentasjon som viser at en økonomisk transaksjon har funnet sted. Det kan være:
Faktura (inn og ut)
Kvitteringer
Bankbilag
Lønnsslipper
Kreditnota
Kontrakter og avtaler
Alle transaksjoner i regnskapet skal kunne dokumenteres med bilag.
Hvilke krav gjelder for regnskap bilag i AS?
Et aksjeselskap må følge bokføringsloven og regnskapsloven. Bilagene må:
Være daterte
Vise beløp og MVA spesifisert
Inneholde organisasjonsnummer
Beskrive hva kjøpet gjelder
Være sporbare til bokført transaksjon
Uten korrekt bilag kan kostnader bli nektet fradrag.
Hvor lenge må bilag oppbevares?
For AS gjelder strenge regler for oppbevaring. Regnskapsmateriale skal normalt oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt (tidligere 10 år, men reglene er endret).
Dette gjelder både:
Salgsdokumentasjon
Kjøpsbilag
Lønnspapirer
Avtaler
Bilag kan lagres digitalt, så lenge kravene til sikker lagring og tilgjengelighet oppfylles.
Digitale bilag vs papirbilag
De fleste AS bruker i dag skybaserte regnskapssystemer.
Fordeler med digitale bilag:
Mindre papirarbeid
Automatisk kobling til bank
Enklere revisjon
Sikker lagring
Raskere bokføring
Papirbilag kan skannes og lagres digitalt, så lenge kvaliteten er god nok.
Vanlige feil med regnskap bilag i AS
Mange aksjeselskap gjør disse feilene:
Mangler kvittering for småkjøp
Bokfører private kostnader i selskapet
Feil MVA-behandling
Manglende dokumentasjon ved kontantkjøp
Ikke avstemming av bank mot bilag
God struktur og faste rutiner reduserer risikoen betydelig.
Hva skjer ved bokettersyn?
Ved kontroll fra Skatteetaten må du kunne fremvise:
Fullstendig dokumentasjon
Sammenheng mellom bilag og bokføring
MVA-dokumentasjon
Manglende bilag kan føre til tilleggsskatt og økonomiske konsekvenser.
Bør AS bruke regnskapsfører?
Selv om mange systemer gjør det enklere å håndtere regnskap bilag, velger mange AS å bruke regnskapsfører. Dette sikrer:
Korrekt bokføring
Riktig MVA-håndtering
Kontroll på dokumentasjonskrav
Trygghet ved revisjon
Kombinasjonen av digitalt system og profesjonell rådgivning gir best kontroll.
Oppsummering
Regnskap bilag for AS er grunnlaget for et korrekt og lovlig regnskap. Som aksjeselskap må du:
Dokumentere alle transaksjoner
Følge bokføringsreglene
Oppbevare bilag i minst 5 år
Sørge for korrekt MVA-spesifikasjon
Gode rutiner og riktig system gjør bilagshåndtering enklere og reduserer risikoen for feil.
Trenger du hjelp med regnskap og bilag for ditt AS? Profesjonell bistand kan sikre at alt gjøres riktig – fra første bilag til årsoppgjør.
