Vilkår og betingelser

1. Virkeområde og avtalens oppbygning

1.1 Disse Standard vilkår for regnskapsoppdrag («Vilkårene») gjelder for alle oppdrag hvor
Regnskapsfirmaet AS («Regnskapsforetaket») leverer tjenester innen regnskap, lønn, rapportering og tilhørende rådgivning til kunden («Kunden»).

1.2 Oppdraget reguleres av følgende dokumenter (samlet «Avtalen»):

a) Oppdragsavtale mellom Regnskapsforetaket og Kunden
b) Oppdragsspesifikasjon og honorar-/prisvedlegg (hvis egen avtalt)
c) Databehandleravtale (DPA)
d) Disse Standard vilkår

1.3 Ved motstrid gjelder dokumentene i denne rekkefølgen, der a) går foran b), b) går foran c), og c) går foran d).

1.4 Avtalen supplerer ufravikelige regler i lovgivningen, herunder regnskapsførerloven, bokføringsloven, hvitvaskingsloven, personvernregelverket (GDPR) og god regnskapsføringsskikk (GRFS).

2. Etablering av oppdrag og kundetiltak

2.1 Oppdraget anses etablert når Oppdragsavtalen er signert av begge parter eller Kunden på annen dokumenterbar måte har akseptert Avtalen.

2.2 Før oppdraget kan påbegynnes, skal Kundekontroll etter hvitvaskingsloven være gjennomført. Kunden forplikter seg til å gi korrekte og fullstendige opplysninger om:

• identitet og organisasjonsnummer
• reelle rettighetshavere
• formål med kundeforholdet og forventet bruk av tjenestene

2.3 Dersom lovpålagte kundetiltak ikke kan gjennomføres eller opplysningene gir grunn til bekymring, kan Regnskapsforetaket nekte å etablere eller fortsette oppdraget.

2.4 Oppdraget innebærer at Partene samarbeider om å utarbeide regnskapsrapporter og innlevere oppgaver slik dette er definert i Oppdragsavtalen mm. Oppdragsavtalen fratar ikke Kundens egen plikt til å innlevere korrekte oppgaver og utarbeide korrekte rapporter etter lovgivningen, men regnskapsforetaket påtar seg en nærmere definerte plikt til, på basis av Kundens opplysninger og fremkommet materiale, å utarbeide nærmere definerte rapporter, oppgaver mm. Samarbeidet mellom Partene er avhengig av god og fullstendig kommunikasjon. 

3. Partenes roller og ansvar

3.1 Kunden er til enhver tid ansvarlig for å overholde sitt lovpålagte ansvar for korrekt bokføring, regnskapsavleggelse, innlevering av lovpålagte oppgaver og betaling av skatter og avgifter. Avtalen reduserer ikke dette ansvaret.

3.2 Regnskapsforetaket skal utføre de oppgaver som fremgår av Oppdragsspesifikasjonen, i samsvar med:

• Avtalen
• gjeldende lover og forskrifter
• god regnskapsføringsskikk (GRFS)
• eventuelle bransjestandarder Regnskapsforetaket har forpliktet seg til å følge

3.3 Regnskapsforetaket skal søke å orientere og rådgi Kunden om relevante forhold innenfor rammen av oppdraget, men er ikke ansvarlig for forhold som ligger utenfor det oppdraget partene uttrykkelig har avtalt.

4. Kundens plikter (informasjon, frister og kontroll)

4.1 Kunden skal:

a) Leveres nødvendig regnskapsmateriale og informasjon korrekt, fullstendig og innen avtalte frister.
b) Gi tilleggsopplysninger der dokumentasjonen ikke klart viser hvordan transaksjoner skal behandles.
c) Umiddelbart informere Regnskapsforetaket om forhold av betydning for oppdraget (endret virksomhet, selskapsstruktur, lån, investeringer, større avtaler osv.).
d) Gå gjennom rapporter, regnskap og oppgaver så snart de er gjort tilgjengelig, og gi beskjed om antatte feil uten ugrunnet opphold.

4.2 Regnskapsforetaket har ikke ansvar for feil i regnskap eller offentlige rapporter som skyldes manglende, mangelfull eller forsinket dokumentasjon eller informasjon fra Kunden, med mindre Regnskapsforetaket åpenbart burde ha oppdaget manglene.

4.3 Kunden skal så snart regnskapet, rapporter, skattemeldinger mv. er gjort tilgjengelig for ham gjennomgå disse og gjøre Regnskapsforetaket oppmerksom på eventuelle antatte feil og mangler.

4.4 Henvendelser fra Regnskapsforetaket skal besvares snarest mulig. 

5. Kommunikasjon, IT-systemer og oppbevaring

5.1 Partene aksepterer at all kommunikasjon kan skje elektronisk (e-post, fagsystemer, portaler m.m.). Kunden er ansvarlig for å holde oppdatert kontaktinformasjon og sikre tilgang til mottatte meldinger.

5.2 Dersom oppdraget innebærer bruk av tredjeparts regnskapssystem (f.eks. Tripletex, PowerOffice, Duett, 24SevenOffice, DNB regnskap, Conta, Fiken hvor Kunden er lisenshaver, er:

• Kunden ansvarlig for avtalen med systemleverandøren, lisenskostnader og tilgjengelighet
• Regnskapsforetaket ikke ansvarlig for feil, nedetid eller mangler ved slike systemer
• Regnskapsforetaket ansvarlig for korrekt bruk innenfor rammen av oppdraget

5.3 Dersom Regnskapsforetaket er lisenshaver og gir Kunden tilgang til et system, reguleres Kundens bruk nærmere i egen systemavtale eller i Oppdragsavtalen. Regnskapsforetaket kan stenge tilgangen ved vesentlig mislighold fra Kunden, herunder manglende betaling. Regnskapsforetaket ikke ansvarlig for feil, nedetid eller mangler ved slike systemer

5.4 Regnskapsmateriale som overlates til Regnskapsforetaket skal oppbevares forsvarlig og i samsvar med bokføringsloven og god bokføringsskikk. Når oppdraget opphører, skal Regnskapsforetaket utlevere Kundens regnskapsmateriale i avtalt format mot vederlag etter medgått tid for tilrettelegging/eksport.

5.5 Regnskapsforetaket beholder rettighetene til egne verktøy og metodegrunnlag. Regnskapsforetaket kan også utnytte generell kunnskap (know-how) som er tilegnet i forbindelse med oppdraget, dersom dette ikke innebærer brudd mot taushetsplikten eller god forretningsskikk.

6. Fullmakter

6.1 Kunden gir ved denne avtalen Regnskapsforetaket fullmakt til, i den grad det er nødvendig for oppdraget, å:

• innhente regnskapsopplysninger og kontoutskrifter fra banker, offentlige registre og andre relevante tredjeparter
• hente inn elektroniske data fra systemer Kunden benytter
• fylle ut og sende inn offentlige oppgaver via Altinn eller andre godkjente innleveringsportaler, og der det er avtalt også signere på vegne av Kunden når dette er forenlig med god regnskapsføringsskikk. Ved signering på vegne av Kunden bekrefter Regnskapsforetaket bare at innsendte oppgaver stemmer med registrerte og dokumenterte opplysninger, og at opplysningene så langt Regnskapsforetaket kjenner til stemmer med de faktiske forhold.
• Utlevere reskontroopplysninger til kunde og leverandører til Kunden. 

6.2 Regnskapsforetaket kan delegere fullmakten til egne ansatte eller underleverandører som deltar i oppdraget.

7. Bruk av underleverandører

7.1 Regnskapsforetaket kan benytte underleverandører (inkludert selskaper utenfor Norge/EEA) i den utstrekning dette er hensiktsmessig for oppdraget. Regnskapsforetaket er fortsatt ansvarlig overfor Kunden for leveransen.

7.2 Regnskapsforetaket skal sørge for at underleverandører er underlagt minst tilsvarende krav til konfidensialitet, informasjonssikkerhet og personvern som følger av Avtalen og DPA.

7.3 Dersom bruk av underleverandører medfører overføring av personopplysninger til land utenfor EØS, skal dette reguleres i DPA og baseres på gyldig overføringsgrunnlag etter GDPR (f.eks. standardkontrakter).

8. Behandling av personopplysninger (kort om roller – detaljer i DPA)

8.1 For personopplysninger som behandles for å utføre oppdraget for Kunden, er:

• Kunden behandlingsansvarlig
• Regnskapsforetaket databehandler

8.2 Partenes rettigheter og plikter knyttet til personopplysninger fremgår av den til enhver tid gjeldende Databehandleravtalen mellom partene.

8.3 For personopplysninger Regnskapsforetaket behandler for egne formål (f.eks. kundeadministrasjon, fakturering, markedsføring), er Regnskapsforetaket behandlingsansvarlig. Denne behandlingen reguleres av Regnskapsforetakets personvernerklæring.

9. Honorar og betalingsbetingelser

9.1 Regnskapsforetakets honorar beregnes etter Regnskapsforetakets til enhver tid gjeldende satser og beregningsmetoder dersom annet ikke er avtalt i eget vedlegg.

9.2 Regnskapsforetaket kan justere sine satser og prisstruktur, den til enhver gjeldende prisliste vil være tilgjengelig på nettsiden.

9.3 Betalingsfrist er 14 dager fra fakturadato. Ved forsinket betaling beregnes forsinkelsesrente i henhold til forsinkelsesrenteloven, samt rimelige omkostninger ved innfordring.

9.4 Vesentlig betalingsmislighold gir Regnskapsforetaket rett til å stanse arbeidet, holde tilbake materiale og – der Regnskapsforetaket er lisenshaver – stenge tilgang til IT-systemer inntil betaling skjer.

10. Mislighold, reklamasjon og retting

10.1 Det foreligger mislighold når en part ikke oppfyller sine forpliktelser etter Avtalen og dette ikke skyldes forhold den andre parten er ansvarlig for eller force majeure.

Enhver feil eller misforståelse i den løpende oppdragsutførelsen er ikke nødvendigvis avtalerettslig mislighold. Oppdragsutførelsen krever et løpende og gjensidig samarbeid mellom Partene, og vanlige lojalitetsregler mellom profesjonelle parter gjelder. Opprettinger og feilretting er en nødvendig del av dette samarbeid og anses ved et normalt omfang ikke som et mislighold. Det forutsettes at feil rettes så snart oppdraget gir grunnlag for det. 

10.2 Dersom en part vil påberope seg mislighold, må skriftlig reklamasjon fremsettes uten ugrunnet opphold etter at misligholdet ble eller burde blitt oppdaget. Reklamasjonen skal:

• være tydelig merket «reklamasjon»
• beskrive hva misligholdet består i
• angi hvilke misligholdsbeføyelser som påberopes

10.3 Ved mislighold har den andre parten rett til retting innen rimelig tid, før øvrige misligholdsbeføyelser benyttes (prisavslag, heving, erstatning).

10.4 Dersom det foreligger vesentlig mislighold kan den andre parten heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning 

10.5 Vesentlig mislighold fra Kundens side foreligger blant annet dersom:

• betalingsmislighold ikke rettes innen 14 dager etter skriftlig purring
• Kunden ikke gir nødvendig dokumentasjon eller forsøker å presse Regnskapsforetaket til å opptre i strid med lov eller god regnskapsføringsskikk
• Kunden innretter seg slik at det ikke lenger lar seg gjennomføre lovpålagte kundetiltak eller løpende oppfølging iht. hvitvaskingsloven, eller resultatet av de gjennomførte kundetiltak ikke gir en adekvat eller tilfredsstillende konklusjon; 
• Kunden utfører registreringer mv. i systemet for å unndra skatt eller avgift i strid med gjeldende regelverk; eller  
• lovpålagte kundetiltak etter hvitvaskingsloven ikke kan gjennomføres

10.6 Vesentlig mislighold fra Regnskapsforetakets side foreligger blant annet dersom:

• utførelsen av oppdraget vesentlig avviker fra gjeldende lov, forskrift eller god regnskapsføringsskikk
• avtalte leveringsfrister vesentlig oversittes uten saklig grunn, og ikke rettes innen rimelig tid etter skriftlig varsel fra Kunden

10.7 Der Kunden vesentlig misligholder Oppdragsavtalen, og Regnskapsforetaket krever å heve avtalen, vil Regnskapsforetaket ha krav på erstatning med minst tre ganger månedlig regnskapshonorar. Månedlig regnskapshonorar som kan kreves erstattet ved heving skal som hovedregel fastsettes til gjennomsnittlig månedshonorar for siste 12 måneder. Dersom honoraret for etterfølgende tre måneder ville blitt høyere enn gjennomsnittlig månedshonorar, kan dette legges til grunn for erstatningskravet. 

10.8 Der Regnskapsforetaket og Kunden jobber på samme system, har Regnskapsforetaket ansvar for å lukke perioden etter ferdig rapportering. Hvis Kunden gjenåpner en tidligere lukket periode, er oppdragsgiver pliktig til straks å informere Regnskapsforetaket skriftlig.

10.9 Regnskapsforetaket påtar seg ikke ansvar for feil som er oppstått ved Kundens gjøremål i regnskapsprogrammet. 

11. Ansvarsbegrensning

11.1 En part kan kreve erstattet ethvert direkte tap, i henhold til alminnelig kontraktsrett. Som direkte tap regnes merkostnader ved dekningskjøp, tap som skyldes merarbeid og andre direkte kostnader i forbindelse med forsinkelse, mangel eller annet mislighold. 

11.2 Kunden er ansvarlige for all tap som følge av eget vesentlige kontraktsbrudd eller uaktsomhet. Med all tap menes blant annet dokumenterte merkostnader til nødvendig dekningskjøp, merarbeid og direkte kostnader som følge av forsinkelse eller feil.

11.3 Regnskapsforetaket er ikke ansvarlig for tap utover alminnelig kontraktsrett, herunder – men ikke begrenset til – tapt fortjeneste, tapte besparelser, tap av goodwill eller følgeskader, med mindre tapet skyldes grov uaktsomhet eller forsett.

11.4 Regnskapsforetaket er ikke ansvarlig for feil eller forsinkelser som skyldes:

• for forhold som er utenfor Regnskapsforetakets kontroll. Regnskapsforetaket fraskriver seg ethvert ansvar for tap som skyldes Kunden eller forhold på Kundens side.
• mangelfull feilaktig eller for sen levering av regnskapsmateriale eller informasjon fra Kunden eller tredjepart
• mangel på arbeid som følge av mangelfull betaling til Regnskapsforetaket 
• feil, mangler eller nedetid i IT-systemer eller kommunikasjon som Regnskapsforetaket ikke har kontroll over
• rådgivning ikke gir den ønskede effekt eller samsvarer med den vurdering som er gitt på forhånd
• forhold som omfattes av force majeure (jf. pkt. 12)

11.5 Med mindre annet er uttrykkelig avtalt, er Regnskapsforetakets samlede erstatningsansvar under Avtalen begrenset til et beløp tilsvarende NOK 200 000. (Dette er et forslag på nivå med det enkelte større aktører praktiserer; vurderes sammen med advokat.)

11.6 Krav mot Regnskapsforetaket må fremsettes skriftlig uten ugrunnet opphold og senest innen 2 måneder etter at Kunden ble eller burde blitt kjent med forholdet som begrunner kravet.

12. Force majeure

12.1 Ingen av partene er ansvarlig for manglende oppfyllelse av forpliktelser som skyldes forhold utenfor partens rimelige kontroll, herunder – men ikke begrenset til – naturkatastrofer, brann, streik, pandemi, omfattende driftsavbrudd hos tredjepartsleverandører, eller myndighetspålagte restriksjoner.

12.2 Den parten som vil påberope seg force majeure skal varsle den andre parten så snart som mulig og redegjøre for årsak og forventet varighet.

13. Varighet, oppsigelse og opphør

13.1 Avtalen løper fra den dato som er angitt i Oppdragsavtalen og gjelder inntil den sies opp eller avsluttes etter sine bestemmelser.

13.2 Med mindre annet er avtalt, er oppsigelsestiden 6 måneder, løpende fra utgangen av den måneden oppsigelsen er mottatt.

13.3 I oppsigelsestiden skal Regnskapsforetaket utføre avtalte løpende oppgaver i den grad Kunden medvirker og plikter til å betale honorar som normalt. Dersom Kunden velger å ikke benytte Regnskapsforetaket i oppsigelsestiden, har Regnskapsforetaket likevel krav på 75 % av forventet honorar i perioden, typisk beregnet ved snitt av de siste 12 måneder.

13.4 Ved opphør av Avtalen skal Regnskapsforetaket, etter at utestående krav er betalt, utlevere Kundens regnskapsmateriale som ikke tidligere er levert, i avtalt format. Regnskapsforetaket kan kreve honorar for medgått tid til tilrettelegging og eksport, samt dekning av eksterne kostnader med påslag.

14. Rekruttering av Regnskapsforetakets ansatte

Regnskapsforetaket er en kunnskapsbedrift med høye krav til kompetanse og effektivitet. Det er derfor store kostnader knyttet til rekruttering, opplæring og vedlikehold av kompetanse hos de ansatte. Å miste en ansatt vil normalt innebære et betydelig tap for Regnskapsforetaket. Samtidig vil en rekruttering fra Regnskapsforetaket innebære en ikke ubetydelig besparelse i kostnader til rekruttering og opplæring.  

Både Kunden og Regnskapsforetaket satser på et langsiktig givende samarbeid hvor Partene skal investere i hverandres kompetanse. Partene er enige om at det ikke skal legges hindringer på de ansattes muligheter for å skifte arbeidsgiver. Samtidig skal det ikke være gunstigere for Kunden å rekruttere fra Regnskapsforetaket enn det vil være å rekruttere fra det ordinære arbeidsmarked av aktive jobbsøkere.  

Dersom Regnskapsforetakets ansatte tar ansettelse hos Kunden, kan Regnskapsforetaket kreve et vederlag som tilsvarer den kostnad Kunden normalt ville hatt i en ordinær rekrutterings- og opplæringsprosess. Med mindre annen kostnad kan godtgjøres, beregnes vederlaget til NOK 500.000. 

15. Taushetsplikt

Regnskapsførerloven regulerer Regnskapsforetakets taushetsplikt. Regnskapsforetaket plikter i tillegg, i medhold av Oppdragsavtalen og personopplysningsloven § 1 jf forordning (EU) 2016/679 artikkel 28 nr. 3 bokstav b, å behandle personopplysninger konfidensielt.  

Begge parter skal behandle informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med oppdraget konfidensielt, og slik at informasjon ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. 

Taushetsplikten hindrer ikke at Regnskapsforetaket gir opplysninger om oppdraget til Kundens valgte revisor, offentlig instans som etter loven ber om informasjon, eller annen person som har personlig ansvar for Kundens regnskapsavleggelse. 

 Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt. 

Regnskapsforetaket skal sørge for at underleverandører og medhjelpere som bistår i utførelsen av oppdraget pålegges tilsvarende taushetsplikt. 

16. Sanksjoner

Med “sanksjoner” menes sanksjonslover, forskrifter eller ordre vedtatt av FN, EU, USA mv., og som er bindende for Norge, som forbyr eller begrenser transaksjoner med bestemte personer eller enheter. 

Så lenge oppdraget løper, garanterer Kunden at Kunden, dens direkte og indirekte eiere, direktører og ledende ansatte ikke er underlagt det til enhver tid gjeldende sanksjonsregelverk. Kunden forplikter seg til å varsle Regnskapsforetaket uten opphold om enhver endring i omstendigheter som kan ha betydning for sanksjonsregelverket. 

Kunden skal holde Regnskapsforetaket skadesløs for alle kostnader, skader, administrative sanksjoner og straffer som kan oppstå som følge av brudd på garantien avgitt over eller Kundens unnlatelse av å varsle Regnskapsforetaket.  

Regnskapsforetaket kan si opp eller heve Oppdragsavtalen eller begrense utførelsen av sine oppgaver i henhold til Oppdragsavtalen dersom sanksjonsregelverket tilsier det.  Regnskapsforetaket kan ikke holdes ansvarlig for skader eller tap forårsaket av slik oppsigelse eller begrensning. 

17. Endringer i vilkår & oppgaver

17.1 Regnskapsforetaket kan oppdatere disse Vilkårene. Oppdatert versjon publiseres på denne siden og trer i kraft [30] dager etter publisering for eksisterende kunder, med mindre Kunden skriftlig protesterer og avtalen sies opp.

17.2 For nye kunder gjelder den til enhver tid publiserte versjonen fra avtaleinngåelse.

17.3 Hvis Regnskapsforetaket mener at oppdragets innhold eller omfang endres etter avtaleinngåelse, skal dette tas opp med Kunden. Endringer og tilleggsoppgaver skal avtales skriftlig. Ved endringer av mindre betydning er det tilstrekkelig at Regnskapsforetaket gir en ensidig skriftlig beskrivelse av endringen til Kunden. 

18. Annet

18.1 Regnskapsforetaket er underlagt tilsyn og faglige kvalitetskontroller fra Finanstilsynet og bransjeorganisasjon. Kunden skal gi Regnskapsforetaket, Finanstilsynet og bransjeorganisasjon tilgang til relevant materiale og fullt innsyn i fysiske og elektroniske arkiv som dokumenterer regnskapsforetakets arbeid, herunder nødvendig tilgang til IT-systemene.

18.2 Hvis det åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs hos Kunden, eller Kunden blir klart insolvent, har Regnskapsforetaket rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning, så fremt ikke annet følger av ufravikelig lov.

18.3 Regnskapsforetaket kan overdra sine avtalemessige rettigheter og plikter etter skriftlig samtykke fra Kunden. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn.

19. Lovvalg og tvister

19.1 Avtalen er underlagt norsk rett.

19.2 Tvister som ikke løses i minnelighet, skal avgjøres ved de ordinære domstoler med Oslo tingrett som verneting.

Vilkår for bruk av nettsiden

• Formål: Nettsiden gir generell informasjon om tjenester, ikke rådgivning tilpasset enkeltkunder.
• Ingen garanti for innhold: Artikler og kalkulatorer er for informasjon, og dere fraskriver dere ansvar for tap som følge av bruk uten konkret rådgivning.
• Immaterielle rettigheter: Alt innhold (tekst, logo, bilder) tilhører Regnskapsforetaket eller deres lisensgivere. Kopiering utover privat bruk krever skriftlig samtykke.
• Lenker til tredjepart: Dere er ikke ansvarlig for innhold på eksterne sider det lenkes til.
• Personvern og cookies: Informasjonskapsler – Regnskapsfirmaet.