Introduksjon
Den moderne tidsalder krever presise og rettidige registreringer av en virksomhets økonomiske data. Selskaper baserer ofte viktige beslutninger på historiske og økonomiske analyser utført av fagpersoner som revisorer og skattespesialister. I tillegg til årsregnskapet må bedrifter gjennomføre månedlige, kvartalsvise og årlige avstemminger for å sikre en tydelig oversikt over selskapets resultater. Selv om balanse- og resultatregnskapet gir et klart bilde av virksomhetens økonomiske tilstand, kan det fortsatt være avvik og mangler som må rettes opp. Avstemming er en prosess som hjelper bedriftseiere med å styrke relasjonene til interessenter og samarbeidspartnere ved å gi en nøyaktig oversikt over selskapets samlede prestasjoner over en gitt tidsperiode.
Hva er forsoning?
Avstemming er prosessen med å sammenligne to sett med regnskapsposter for å kontrollere at saldoene stemmer overens og er korrekte, basert på tredjepartsdokumenter som kontoutskrifter eller kredittkortutskrifter.
En annen definisjon av avstemming er at det innebærer å sikre at din egen kontosaldo samsvarer med banksaldoen oppgitt i kildedokumentet, som for eksempel en PDF-fil. Prosessen kan også utføres manuelt for å verifisere nøyaktigheten i regnskapet.
Hvordan fungerer avstemming, og hvor mange typer avstemming bruker bedrifter?
Avstemming er en prosess som bør utføres jevnlig, enten månedlig, kvartalsvis eller årlig, for å verifisere nøyaktigheten av selskapets økonomiske poster. Det innebærer å gå gjennom og kontrollere det nøyaktige antallet transaksjoner som er registrert i en gitt periode, og sikre at de er korrekt bokført. Selv om dette kan være en tidkrevende og monoton oppgave, lik bokføring, er det nødvendig for å sikre at hver saldo i balansen samsvarer med kildedokumentene. Bedrifter tilpasser ofte avstemmingsprosessen etter virksomhetens art og transaksjonsvolum, og kan bruke ulike former for avstemming for å oppnå dette.
Tallene vil kun være nøyaktige hvis alle relevante transaksjoner er registrert korrekt, og elementer som ikke hører hjemme, holdes utenfor for å unngå avvik. Dette er en kritisk prosess, da den krever nøyaktighet og presisjon fra regnskapsførerne for å forhindre feil. Regnskapsføreren må identifisere og korrigere eventuelle feil i dataregistreringen umiddelbart. Enhver utelatt transaksjon må oppdages og justeres med en gang for å unngå inkonsekvenser i regnskapet.
Sikre at kontoene levert av selskaper er både tidsriktige og nøyaktige. Identifisere enhver form for svindel under registrering av transaksjoner, forberede selvangivelser, og arbeide i samsvar med regnskapsprinsipper som selskaper ofte følger.
Ulike typer avstemming
Selskaper benytter ulike metoder for avstemming, avhengig av virksomhetens størrelse. Noen av de mest vanlige metodene er nevnt nedenfor.
- Bankavstemming
- Kontantavstemning
- Leverandøravstemming
- Avstemming av kundefordringer
- Konsernintern avstemming
- Kredittkortavstemming
La oss nå diskutere hver av dem.
Din pålitelige partner innen regnskapskvalitet
Forpliktet til å tilby førsteklasses finansielle løsninger skreddersydd for bedriftens behov
I. Kontantavstemning:
Små bedrifter utfører ofte slike avstemminger, ettersom alle transaksjoner vanligvis håndteres manuelt og i kontanter. De mest vanlige virksomhetstypene i denne kategorien er enkeltpersonforetak og partnerskap. Enten man velger å ansette en profesjonell regnskapsfører eller håndtere avstemmingen selv, er dette den enkleste formen for avstemming. Årsaken er at kun kontanttransaksjoner er involvert, og det er dermed ikke behov for tredjepartsrapporter eller ytterligere dokumentasjon.
II. Bankavstemming:
Dette er den mest utbredte formen for avstemming, brukt av de fleste større bedrifter og organisasjoner. Formålet er å matche kontoutskriftene med kontantbeholdningen som er registrert i regnskapsprogramvaren. Heldigvis har de fleste regnskapsprogrammer gjort denne prosessen enklere for bedrifter, ettersom transaksjoner kan importeres direkte til programvaren. Dette gjør det mulig å sammenligne kontoutskrifter og identifisere eventuelle feil eller avvik på en effektiv måte. Avstemmingen kan utføres månedlig, kvartalsvis eller årlig, avhengig av behovet.
III. Leverandøravstemming:
Dette er en annen velkjent form for avstemming som benyttes av både små og store bedrifter. Prosessen innebærer å avstemme leverandørens saldo med leverandørens kontoutdrag. Som med andre avstemminger, kan dette utføres i ulike ERP-systemer, noe som sparer tid og hjelper med å avdekke eventuelle feil eller avvik. Ved å avstemme leverandørutdrag kan bedriften få en klar oversikt over utestående gjeld og sikre at det ikke er noen avvik mellom prisene leverandørene har fakturert og det lageret som faktisk er mottatt.
IV. Avstemming av kundefordringer:
Akkurat som ved leverandøravstemming, innebærer avstemming av kundefordringer å matche selskapets mottatte betalinger med fakturaene som er sendt til kundene. Denne typen avstemming hjelper bedriften med å sikre at de faktiske innbetalingene samsvarer med det beløpet som forventes å bli mottatt i nær fremtid.
V. Konsernintern avstemming:
VI. Kredittkortavstemming:
Hvor ofte bør avstemming utføres?
Bedrifter har ofte behov for jevnlige avstemminger, ettersom viktige beslutninger er basert på nøyaktigheten i regnskapet som leveres av regnskapsførere eller skatterådgivere. Regnskapsrapportene utgjør selve grunnlaget for beslutningstakingen som gjøres av styremedlemmer, eiere eller ledelsen i et konsolidert selskap eller en organisasjon.
Hver komponent spiller en viktig rolle i å sikre nøyaktighet i regnskapet. Resultatregnskap, kontantstrømoppstillinger og balanseregnskap er sluttrapporter som utarbeides av profesjonelle regnskapsførere etter grundig gjennomgang. Når det gjelder avstemming, varierer metodene fra bedrift til bedrift, avhengig av selskapets størrelse, antall ansatte og transaksjonsvolum. Små bedrifter gjennomfører ofte avstemming årlig, siden de har færre ansatte og et lavere transaksjonsvolum. De fleste transaksjonene gjennomføres også i kontanter. For større selskaper eller multinasjonale organisasjoner kreves det derimot mer tid til å gjennomgå sluttregnskapene grundig før beslutning om avstemmingsfrekvens tas. Disse virksomhetene gjennomfører vanligvis avstemming ukentlig, månedlig eller årlig.
Å gjøre avstemminger på ukentlig, månedlig eller årlig basis hjelper bedrifter med å styrke båndene til sine leverandører og kunder, da det er nødvendig for jevn drift av virksomheten og forholdet mellom eiere og leverandører. Ved innlevering av årlige selvangivelser er det nødvendig at regnskapet presentert av fagfolk er nøyaktig og oppdatert. Avstemming er en integrert del av selskapets regnskapsprosess.
Hva er de viktigste faktorene som kan indikere avvik i avstemming?
Ved avvik i avstemmingen kan flere faktorer bidra til feil eller mangler som forårsaker uoverensstemmelser i selskapets regnskaper.
Noen faktorer er nevnt nedenfor:
1. Dato og tidsforskjell:
En av hovedårsakene til avvik ved avstemming er forskjeller i dato og tidspunkt, som selskapet av og til opplever i avstemmingsprosessen. Transaksjoner som er registrert i økonomisystemet, kan mangle i tredjepartsutdrag, noe som kan føre til betydelige avvik. For eksempel, hvis en finansiell avstemming viser en saldo på 80 000 USD, mens tredjepartsdokumentet viser en saldo på 90 000 USD, har man et avvik på 10 000 USD. I slike tilfeller må det gjøres en justeringspost for å eliminere avviket.
2. Manglende oppføringer:
Manglende transaksjonsregistreringer kan også være en av hovedårsakene til avvik ved avstemming av selskapets kontoer. For eksempel, ved avstemming av en leverandørkonto, kan økonomisystemet vise en saldo på 22 000 USD, mens tredjepartsdokumentet viser et beløp på 250 000 USD. Ved nærmere undersøkelse kan det vise seg at fire transaksjoner mangler i økonomisystemet, men er inkludert i leverandørens dokumentasjon. I slike tilfeller må det gjøres en justeringsoppføring manuelt, eller transaksjonene må importeres for å eliminere avviket
3. Beløpsforskjell:
Når man avstemmer selskapets regnskap, kan et betydelig avvik skyldes et manglende beløp for en spesifikk transaksjon. For å rette opp i avviket og eliminere feilen i avstemmingen av kontoen, må det gjøres en justeringsoppføring.
Din pålitelige partner innen regnskapskvalitet
Forpliktet til å tilby førsteklasses finansielle løsninger skreddersydd for bedriftens behov
Konklusjon:
I alle de nevnte scenariene blir det tydelig hvordan bedrifter må tilpasse seg for å overleve i dagens moderne tidsalder. Nøyaktighet og rettidig fremleggelse av selskapets regnskap er avgjørende når de skal ta viktige beslutninger knyttet til tidsstyring, årlige selvangivelser og lignende. Effekten av et selskaps samlede ytelse kan sende et positivt budskap, ikke bare til leverandører, men også til tredjeparts interessenter. Hver regnskapsprosess utgjør en integrert del av selskapets samlede ytelse, og ved hjelp av ulike nettressurser og ERP-regnskapsprogramvare kan bedrifter spare tid og arbeide mer effektivt, noe som bidrar til å redusere risikoen for feil eller avvik.
