Regnskapsbilag for AS: Dette må du vite
God kontroll på dine regnskapsbilag for AS er en viktig del av korrekt bokføring og økonomistyring. Som aksjeselskap (AS) er du plikt til å dokumentere alle inntekter og kostnader med gyldige bilag. Manglende eller feil dokumentasjon kan føre til bokettersyn, tilleggsskatt eller gebyrer.
Hva er et regnskapsbilag?
Et regnskapsbilag er dokumentasjon som viser at en økonomisk transaksjon har funnet sted. Det kan være:
- Faktura (inn og ut)
- Kvitteringer
- Bankbilag
- Lønnsslipper
- Kreditnota
- Kontrakter og avtaler
Alle transaksjoner i regnskapet skal kunne dokumenteres med bilag.
Få kontroll på regnskapsbilagene dine i dag
Kontakt oss for profesjonell hjelp med bokføring og dokumentasjon for ditt AS.
Hvilke krav gjelder for regnskapsbilag i AS?
Et aksjeselskap må følge bokføringsloven og regnskapsloven. Bilagene må:
- Være daterte
- Vise beløp og MVA spesifisert
- Inneholde organisasjonsnummer
- Beskrive hva kjøpet gjelder
- Være sporbare til bokført transaksjon
Uten korrekt bilag kan kostnader bli nektet fradrag.
Hvor lenge må bilag oppbevares?
For AS gjelder strenge regler for oppbevaring. Regnskapsmateriale skal normalt oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt (tidligere 10 år, men reglene er endret).
Dette gjelder både:
- Salgsdokumentasjon
- Kjøpsbilag
- Lønnspapirer
- Avtaler
Bilag kan lagres digitalt, så lenge kravene til sikker lagring og tilgjengelighet oppfylles.
Digitale bilag vs papirbilag
De fleste AS bruker i dag skybaserte regnskapssystemer.
Fordeler med digitale bilag:
- Mindre papirarbeid
- Automatisk kobling til bank
- Enklere revisjon
- Sikker lagring
- Raskere bokføring
Papirbilag kan skannes og lagres digitalt, så lenge kvaliteten er god nok.
Vanlige feil med regnskapbilag i AS
Mange aksjeselskap gjør disse feilene:
- Mangler kvittering for småkjøp
- Bokfører private kostnader i selskapet
- Feil MVA-behandling
- Manglende dokumentasjon ved kontantkjøp
- Ikke avstemming av bank mot bilag
God struktur og faste rutiner reduserer risikoen betydelig.
Hva skjer ved bokettersyn?
Ved kontroll fra Skatteetaten må du kunne fremvise:
- Fullstendig dokumentasjon
- Sammenheng mellom bilag og bokføring
- MVA-dokumentasjon
Manglende bilag kan føre til tilleggsskatt og økonomiske konsekvenser.
Bør AS bruke regnskapsfører?
Selv om mange systemer gjør det enklere å håndtere regnskap bilag, velger mange AS å bruke regnskapsfører. Dette sikrer:
- Korrekt bokføring
- Riktig MVA-håndtering
- Kontroll på dokumentasjonskrav
- Trygghet ved revisjon
Kombinasjonen av digitalt system og profesjonell rådgivning gir best kontroll.
Oppsummering
Regnskapsbilag for AS er grunnlaget for et korrekt og lovlig regnskap. Som aksjeselskap må du:
- Dokumentere alle transaksjoner
- Følge bokføringsreglene
- Oppbevare bilag i minst 5 år
- Sørge for korrekt MVA-spesifikasjon
Gode rutiner og riktig system gjør bilagshåndtering enklere og reduserer risikoen for feil.
FAQs
Hvis et aksjeselskap mangler bilag, kan kostnaden bli nektet fradrag ved kontroll. Det kan også føre til tilleggsskatt eller gebyrer. Derfor er det viktig å dokumentere alle transaksjoner korrekt.
Ja, digitale bilag er fullt lovlig så lenge de oppfyller kravene i bokføringsloven. De må være lesbare, sikre og tilgjengelige ved kontroll.
Ja, alle kjøp som bokføres i regnskapet skal dokumenteres med bilag – også småbeløp. Uten kvittering risikerer du at kostnaden ikke blir godkjent.
De offisielle kravene til dokumentasjon, oppbevaring og bokføring av bilag finner du i bokføringsloven og hos myndighetene. Du kan lese mer hos Brønnøysundregistrene her:
https://www.brreg.no/regnskap/
