Regnskap for restaurant, kafé og catering
Vi hjelper AS i serveringsbransjen med bokføring, lønn og rapportering. Utgangspunktet er det som skjer hos dere: dagsoppgjør, innkjøp, timer og tips. Vi blir enige om hvem som leverer underlaget, hvem som kontrollerer det, og hva regnskapsføreren skal følge opp.
Hva trenger dere hjelp med?
Et beløp inn på bankkontoen forteller ikke alene hva dere har solgt. Kasse, kortterminal og bestillingsløsninger kan vise ulike beløp og perioder. Vi går gjennom hvordan oppgjørene kan sammenholdes med salget, gebyrene og pengene som faktisk kommer inn.
Bruk guiden dagsoppgjør fra kasse til bank når dere fordeler kontrollen av kasse, terminal og innbetalinger.
- Oppgjør og bank: Bokføring og avstemming av salgsrapporter, betalingsoppgjør, gebyrer og bankbevegelser.
- Lønn: Lønnskjøring og rapportering fra godkjente timer, tillegg, fravær og opplysninger om tips.
- Varer og kostnader: Innkjøpsbilag og lagerunderlag som gjør det mulig å følge varekostnaden, ikke bare hvor mye dere har kjøpt.
- Rapporter: Salg, varekostnad og personalkostnader for avtalte perioder. Om dere trenger tall per avdeling eller salgssted, må underlaget støtte det.
"*" obligatorisk felt
Hvem gjør hva i hverdagen?
Et manglende oppgjør eller en uavklart timeliste må ha en ansvarlig. Før oppstart setter vi leveringsfrister og fordeler arbeidet mellom dere og oss. Dette er et utgangspunkt for arbeidsdelingen:
På skiftet
Hos daglig leder
Hos regnskapsfører
Lønn, tips og personallister
Samle tipsgrunnlaget per ansatt før lønnskjøringen. Vis hva den ansatte allerede har mottatt, og hva virksomheten fortsatt skal betale ut. Begge deler må med i oversikten, men samme tips skal ikke betales to ganger.
En praktisk oversikt kan inneholde:
- Perioden og hvilken ansatt beløpet gjelder.
- Tips fra kort og kontanter, med henvisning til oppgjøret eller annen registrering.
- Fordeling per ansatt, med et tydelig skille mellom allerede mottatt tips og beløp som gjenstår å betale ut.
- Hvem som har kontrollert og godkjent oversikten, og hvilke rettelser som er gjort.
Dere samler og godkjenner grunnlaget. Hvem som registrerer det i lønnssystemet, følger opp avvik og rapporterer, skal stå i lønnsoppdraget. Timer, tillegg, fravær og endringer i arbeidsforhold leveres som del av det øvrige lønnsgrunnlaget.
Personallisten er en egen oppgave på arbeidsplassen. At regnskapsføreren kjører lønn, erstatter ikke den løpende registreringen av hvem som er på jobb.
Dette trenger vi for å gi tilbud
Fortell oss hvordan stedet drives og hva dere vil gjøre selv. Da kan tilbudet beskrive arbeidet dere kjøper, hva som eventuelt kommer i tillegg, og hvordan spørsmål og rapporter skal følges opp.
Kasse og salg
Ansatte og sesong
Omfang og kontakt
Sjekk ut våre tjenester!
Ofte stilte spørsmål
Antall salgssteder, ansatte og oppgjørskilder påvirker arbeidet. Det gjør også kvaliteten på underlaget og hvilke rapporter dere trenger. Oppgi kassasystem, omtrent antall ansatte og ønsket arbeidsdeling når dere ber om et tilbud. Tilbudet skal gjøre det tydelig hva som inngår og hva som prises separat.
Nei, bankbeløpet alene viser ikke hele oppgjøret. Det kan være trukket gebyrer eller gjort refusjoner, og utbetalingen kan gjelde salg fra flere dager. Vi trenger salgs- og oppgjørsrapportene for å sammenholde postene. Les om avstemming av regnskapet og Altinns veiledning om dagsoppgjør.
Ikke nødvendigvis. MVA-behandlingen avhenger blant annet av hva som selges, og om det er lagt til rette for å spise på stedet. Catering med serveringspersonale eller andre tilleggstjenester kan også vurderes annerledes enn mat som bare leveres. Vi går gjennom salgstypene før de føres likt i regnskapet. Se Skatteetatens omtale av servering og næringsmidler.
Ja. Tips som tilfaller ansatte, er skattepliktig lønn. Arbeidsgiver skal rapportere tipsen, foreta forskuddstrekk og betale arbeidsgiveravgift. Det gjelder også tips som en ansatt får direkte fra en gjest, og tips som fordeles mellom ansatte. Beløpet må derfor med i grunnlaget selv om den ansatte allerede har mottatt pengene.
Les Skatteetatens omtale av tips og hva et lønnsoppdrag kan omfatte. Den generelle føringen er forklart i guiden til lønn i regnskapet.
Serveringssteder og cateringvirksomheter må normalt føre personalliste, men det finnes unntak. Listen viser hvem som er på jobb og når de starter og slutter. Den skal føres på arbeidsplassen og være tilgjengelig ved kontroll. Lønnskjøring hos oss erstatter ikke denne rutinen. Sjekk hva som gjelder hos dere i Skatteetatens veiledning.
Ja, men innkjøp alene viser ikke hva dere har brukt eller solgt i perioden. En oppdatert lageroversikt er også nødvendig. Vi kan bruke innkjøpsbilag og lagerunderlag i den avtalte rapporteringen. Dere sørger for tellingen og forklarer endringer som svinn. Les om varetelling hos Altinn og rapportering fra regnskapet.
Det må vurderes ut fra systemene og rapportene dere har. Send navn på kasse, lønnssystem og regnskapsprogram, og fortell hvordan data overføres i dag. Vi undersøker hva som kan beholdes og hvor det trengs manuelle rutiner eller endringer. En bestemt integrasjon er ikke forutsatt i tilbudet før den er undersøkt.
Nei. Høyesterett slo i HR-2023-728-A fast at arbeidsgiver ikke kan trekke fra tipsen for å dekke arbeidsgiveravgift og administrasjon av tipsordningen. Dette er noe annet enn forskuddstrekket arbeidsgiver skal håndtere. Hold de to spørsmålene adskilt når rutinen settes opp.